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Fiche rédigée le 15 décembre 2007
Ce dossier du mois a été rédigé par:
Ingénieur en management, conseil
et accompagnement des associations
Et puis, en fonction du type d'association, il y a d'autres obligations pour établir d'autres registres (enseignement privé, obligations comptables et sociales, etc.). Dans mon explication, l'intervention ne concerne que les registres communs à toutes les associations déclarées.
Il permet essentiellement de faciliter les contrôles des autorités administratives ou judiciaires. Effectivement, il doit être présenté aux autorités administratives ou judiciaires"… chaque fois qu'elles en font la demande … sans déplacement au siège social. "
Selon la loi, il s'agit d'un document dont les feuilles sont reliées de façon indissociable. Cela peut être un simple cahier (méfiez-vous des feuillets mobiles - car "… une association ne saurait utiliser comme " registre spécial " des feuillets mobiles, même enliassés par la suite dans un classeur … "). À l'heure du traitement de texte informatique cela paraît très démodé (effectivement, cela l'est !!!). Mais le législateur a voulu conférer à ce registre "… une pleine valeur probante et éviter toute substitution de document ". Donc, il faut faire avec ! …
Chaque feuille du registre doit être coté et paraphé par la personne habilitée à représenter l'association (voire les statuts ou les pouvoirs accordés aux membres). Ce registre doit être tenu au siège social de l'association pendant toute la durée de l'association.
En ce qui concerne le contenu de ce registre spécial : il s'agit de transcrire les changements intervenus dans l'administration de l'association et les modifications apportées aux statuts qui doivent également faire l'objet d'une déclaration à la Préfecture ou à la Sous-Préfecture du siège social de l'association :
Attention, l'absence de ce registre n'entraîne pas la nullité des délibérations ou leur inopposabilité aux membres. Cependant, la loi prévoit une sanction civile (demande en justice de la dissolution judiciaire de l'association), une sanction pénale (pouvant s'élever à plus de 1 500 Euro) et une sanction administrative (suppression des subventions).
Dans la loi et le décret de 1901 il n'y a aucune disposition qui impose aux associations l'établissement des procès-verbaux des délibérations (assemblées générales, ordinaires ou extraordinaires, conseils d'administration ou Bureau). Comme par ailleurs, il n'est pas obligatoire de tenir un registre des délibérations rassemblant les procès-verbaux. Il n'y a que les statuts qui pourront déterminer l'obligation d'élaborer des procès-verbaux ou de tenir un registre des délibérations. Cela c'est la réponse juridique à la question posée.
Maintenant, il faut se poser la question si les associations ont un intérêt à élaborer des procès-verbaux des réunions des diverses instances statutaires (assemblées, conseil d'administration, Bureau, sections, etc.) et à tenir un registre de ces délibérations.
Personnellement je conseille toujours à que cela se fasse (je propose toujours des textes pour rendre obligatoire cette démarche) :
Il y a des nombreuses raisons pour cela :
En ce qui concerne le support, la forme pour les procès-verbaux, là non plus, il n'y a aucune formalisation : à vous d'y mettre ce que vous jugerez nécessaire (il existe des nombreuses ouvrages avec des exemples de procès-verbaux qui pourront vous inspirer - Delmas, Juris-Associations, Associations Mode d'Emploi, Modèles Experts Territorial, etc.). Et pour le support matériel, là aussi vous faites comme bon cela vous semble : classeurs à feuilles mobiles, tenus de façon chronologique, sans blanc, ni rature, ni surcharge, ou un simple cahier, etc. N'oubliez pas de les coter et de les parapher par les personnes habilitées (voir les statuts, mais il serait bien que le président et le secrétaire les signent) et de les conserver, au moins, pendant la durée de la prescription civile de trente ans.
Sachez que les statuts types des associations reconnues d'utilité publique imposent le tenue de procès-verbaux des réunions du Conseil d'Administration, de fait, des Assemblées Générales (ils sont imposés par l'Administration, donc obligatoires).
Antonio GARCIA
Ingénieur en management, conseil
et accompagnement des associations
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Deux publications paraissent à l’OMSJC
Il parait au mois de septembre avec notamment l’annuaire des associations sportives et culturelles et de jeunesse adhérentes et plein d'autres informations pratiques…
Il parait tous les trois mois. Il est le bulletin d’information et le lien régulier entre les associations et l’office. Il permet d’informer les adhérents sur les activités, les manifestations et les services proposés.… Les associations peuvent, bien sûr, y faire paraître des articles...